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西安外事学院行政公文流转规程
2013-10-15 11:25   审核人:   (点击: )

 

为规范学校各类行政公文的流转程序,使公文处理精简高效,根据国家有关法规及《西安外事学院公文处理实施细则》,特制订本规程。

第一条 本规程所指的各类行政公文(以下简称“公文”),其范围包括:外来文、学校的各类公文(含纸质、电子等各类公文载体)。

本规程所指的公文流转程序,包括公文的审查登记、审核与签批、转办与存查、承办等具体办理环节。

第二条 学校公文流转,由校内各单位文秘人员专责办理,责任到人。相关规程如下:

(一)学校设立文秘人员

校长办公室确定机要秘书,校属各单位指定专人担任文秘工作,名单报校长办公室审查、备案。

(二)文秘人员职责分工

校长办公室机要秘书,办理学校的各类公文流转事务;校属其他各单位文秘人员,办理本单位的相关公文流转事务。

(三)文秘人员职责要求

1. 贯彻执行公文流转的规章制度;

2. 履行本单位公文流转的岗位职责,做到准确、及时、规范;

3.学校机要秘书每天至少早、中、晚三次通过公文交换平台查阅下载有关文件;各单位文秘人员每天至少早、中、晚三次通过学校OA办公系统下载、查阅有关文件;

4. 完成学校交办的其他公文流转事务;

5. 参加学校组织的文秘业务学习、培训。

(四)校长办公室及各单位在节假日期间必须安排值班(或文秘)人员正常办理文秘工作。该人员收到公文(包括传真、电话工作通知等)后应及时登记并拆阅,根据文件内容情况及时汇报相关领导进行处理。

校长办公室人员收到(或发现)公文(包括传真、电话工作通知等),应在第一时间转交到机要秘书处。

原则上,非文秘人员不得处理公文流转事务。

第三条 公文流转的基本要求:

(一)校属各单位不得越过校长办公室直接将公文呈送校领导阅批,且不得越权处理应交学校处理的公文;

(二)各类公文处理格式规范,文种正确,正文及附件资料齐全、无脱漏,各项签字、印鉴齐全;

(三)遵守办文时限,禁止积压、延误公文;

(四)登记清楚、归档齐全,查询方便。

第四条 公文流转程序,规程如下:

(一)审查登记:

1.所有公文(含外来文),必须经过相关单位文秘人员登记;

2.校属各单位收到的、需交学校处理的外来公文,经收文单位文秘人员登记后,应向本单位负责人汇报,视情况办理或在收文当日内转送校长办公室登记处理;

3.校属各单位收到的超出本单位职权范围或误投本单位的外来公文,应做登记并及时将来文转送校长办公室登记处理。

(二)审核与签批:

1.公文经校长办公室机要秘书登记后,呈校长办公室负责人审核、签呈;

2.需校领导阅批的各类公文,由校长办公室审查登记后送校办负责人签转;校办文秘人员应在校办负责人签转的当日内将审签后的公文,按照审签意见分送相关校领导阅示;

3.校领导签批的公文,原则上2个工作日内签示完毕,退回校办登记处理。紧急公文,紧急签批处理。

(三)转办

1.校领导签示完毕的文件,由校长办公室在退文当日登记批示内容,并按照领导批示通知相关单位文秘人员及时取件;

2.相关单位根据领导的签批意见及时处理公文,公文办结后,应及时向主管校领导汇报。

(四)存查

1.以学校及校长办公室名义制发的公文,由校长办公室统一管理、存查、归档。

2.经校长办公室明确签存部门的文件,由签存部门备存。

第五条 本规程未尽事宜,参照《西安外事学院公文处理实施细则》。有关公文归档,按照《西安外事学院档案管理办法》等有关规定执行。

第六条 本规程自公布之日起施行,由校长办公室负责解释。

 

 

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