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西安外事学院接待工作办法
2008-12-03 15:55 校长办公室  审核人:   (点击: )

    

为了进一步使接待工作规范化,确保服务质量,做到热情周到、简朴节约、宾客满意,特此制定本办法。

一、接待原则:

1、坚持上级领导、重要客人由学院主要领导接待的原则。如主要领导因事不能出席,可由主持日常工作的常务副院长接待。

2、坚持对等、对口接待原则;

3、坚持就近、就地、就简接待原则;

4、坚持预算、结算原则。

二、接待范围

1、上级及有关部门领导;

2、海内外重要友人,知名人士;

3、省内外高校领导及与我院工作联系的单位领导;

4、知名和有影响的校友;

5、其他因工作关系需接待的客人。

三、接待用餐

1、来访客人原则上不安排就餐,如符合规定、需要在校内安排用餐的,由部门填写《接待用餐申报单》(部门负责人签字),经院长办公室分管同志根据标准审批核算,主任签字认可后予以安排。不按规定程序办理的,学校各宾馆、餐厅不得安排用餐。严禁先用餐、后补单的行为。

2、在校内用餐,由院长办公室根据接待规格按每人每餐90元、70元、50元、30元标准(含酒水)安排。

3、拟在校外安排接待用餐的,由部门提出申请(部门负责人签字),报常务副院长或院长助理批准,在院长办公室分管同志处备案后办理。用餐费用报销时,由院长办公室分管同志确认,主任签字认可,常务副院长或院长助理审批后报销。

4、在外地出差期间需要接待用餐的,必须请示常务副院长或院长助理后方可安排。

5、接待用餐严格按照经过核算、审批的费用标准安排,凡超出审批标准的,超出部分由经办人员负责。

6、严格控制陪餐人数,除特殊情况外一般不陪餐。

7、参与客人来访、学院大型会议、重要活动的工作人员需要安排工作用餐的,由各单位提出申请按1520/人就餐的标准安排工作餐,工作餐实行分餐制,不安排酒水、饮料。工作餐原则上安排在荷园酒店。

五、住宿

来访客人原则上不安排住宿。确需安排住宿的,由院长办公室审定,安排在荷园酒店。

六、接待工作的管理和审批程序:

1、接待工作统一由院长办公室做具体安排。

2、根据来访客人的具体情况,由院长办公室向秘书长请示后确定接待规格、接待领导、陪同人员、用餐标准等,并由院长办公室向接待陪同的有关领导发送接待工作报告单(样表附后)。参加接待的领导,根据报告单安排的时间、地点,接待客人。

七、礼品购买与管理:

1、学院接待来宾、举行重大活动及领导出访所需的礼品(纪念品),由供应处采购,院长办公室管理,临时急用,数量较少的,可由院长办公室临时购买。

2、接待礼品分为纪念品(5-10元)、普通礼品(15-20元)、馈赠外宾礼品(分80160元两等)、馈赠贵宾礼品(分150300元两等)。特殊情况,根据院领导指示临时采购。

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